Понятие документ. Функции и классификация документов в зависимости от различных признаков - Реферат

28.11.2023 -

В 1990 г. появилась Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Она является наиболее полным документом по организации документационного обеспечения управления.

По положениям ГСДОУ создаются инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства. В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Общее представление и признаки классификации

Любая классификация связана с определением одного или нескольких признаков, на основании которых из общей массы объектов выделяются группы. У объектов одной группы эти признаки, получившие название основания классификации, совпадают.

Документы можно классифицировать по различным признакам:

- по происхождению: служебные, личные;

- по сложности: простые, сложные;

- по срочности: весьма срочные, срочные, несрочные;

- по гласности: секретные, для служебного пользования, несекретные;

- по форме: типовые, индивидуальные;

- по срокам хранения: временного, долговременного хранения, постоянного.

Виды классификаций

Можно перечислить еще множество признаков классификаций. Рассмотрим наиболее употребительные виды классификаций.

На рис. 1.9 представлена классификация документов по характеру информационных связей предприятия

К внешним документам относятся нормативные документы вышестоящих организаций. Эти документы исходят от фискальных органов (налоговой службы), природоохранительных органов, органов социальной защиты и многих других. Внешними считаются также документы, поступающие из других организаций или предназначенные для других организаций.

Внутренними документами можно назвать такие, которые создаются и имеют хождение только внутри предприятия или учреждения.

Для организации эффективного управления, независимо от вида предприятия, необходимы организационно-распорядительные документы. Такие документы часто называют общим термином - управленческие документы. Рассмотрим подробнее виды управленческих документов.

К организационным документам предприятия можно отнести устав предприятия, описание его структуры, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и должностные инструкции сотрудников.

К распорядительным документам относятся приказы, распоряжения и решения по основной деятельности. Эти документы оформляются однотипно, меняется только название вида документа (приказ, распоряжение, решение) и управляющие слова («Приказываю»; «Обязываю»; «Решил»).

К документам по личному составу относятся документы, устанавливающие отношения между гражданином и предприятием. Это приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе на другую должность и т. п.), трудовые книжки, индивидуальные контракты (договоры) с сотрудниками, их личные дела и лицевые счета по заработной плате.

К информационно-справочным документам относятся письма, факсы, докладные записки, телефонограммы и др.

Классификация управленческих документов по функциональному назначению представлена на рис. 1.10.

Документы, имеющие хождение на предприятии, можно классифицировать по направленности документопотока (рис. 1.11).

Рис. 1.11. Документопотоки предприятия

Входящими называются документы, которые поступили на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям.

Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия и содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи. Среди делопроизводителей распространена классификация документов по содержанию. Она представлена на рис. 1.12.

Первичные - это документы, в которых зафиксированы исходные данные.

Сводные - документы, в которых собраны данные из нескольких первичных документов.

С развитием компьютерной техники и специального программного обеспечения в обиход вошла классификация документов по типу носителей (рис. 1.13).

Словосочетание «электронный документ» лежит в основе безбумажной технологии делопроизводства. Рассмотрим подробнее группы документов, выделившиеся в результате классификации документов по типу носителей.

Прошедший век назван эпохой научно-технического прогресса человечества. Пройден огромный путь - от первых аэропланов до космических ракет, от пишущих машинок и арифмометров до персональных компьютеров. Прогресс науки породил огромнейший поток информации, который буквально выплеснулся на нас. Как справиться с ним? Нужна научная организация труда. И здесь важную роль играет правильно организованное делопроизводство. Единые требования к оформлению и обработке документов дают возможность быстро получить необходимую информацию. Умение правильно оформить документ говорит и об общечеловеческой культуре. Стремительное проникновение компьютеров во все сферы человеческой деятельности не обошло и делопроизводство.

Использование компьютера для оформления и хранения документов открывает новые возможности для ускорения процесса обработки информации и, следовательно, принятия решения и эффективного управления. История создания документов тесно связана с историей создания и развития рисунка и письменности. Первые наскальные рисунки передавали первобытному человеку первую информацию от других людей. Долгий путь проделал документ, пока основным его носителем не стала бумага: клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент. Документы, создававшиеся в основном безвестными летописцами, позволили нам узнать историю нашей Родины. Столетиями документы оформлялись вручную. Сотни писарей работали в государственных учреждениях.

Качество документа определял в первую очередь их почерк. Лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились первые механические пишущие машинки, но, тем не менее, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Для внесения в текст даже незначительных изменений его приходилось целиком перепечатывать заново. С развитием электроники появились пишущие машинки, снабженные запоминающим устройством, способным запомнить несколько страниц текста. Но настоящую революцию в деле подготовки документов произвело появление персональных компьютеров.

Основным способом фиксирования фактов, событий и прочей информации до настоящего времени является документ, написанный или отпечатанный на бумаге. Бумажный документ является одним из важнейших способов доказательства того или иного события. Недаром старинная русская поговорка гласит: что написано пером, не вырубишь топором.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе. Электронный документ, по сравнению с «твердой копией» (так иногда называют бумажный документ), обладает рядом преимуществ:

Простота внесения изменений;

Использование заранее заготовленных форм документов не только с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными фразами в соответствии с видом документа;

Экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе, непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;

Оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче в другое учреждение по электронной почте;

Возможность передачи документа по электронной почте любому количеству адресатов;

Возможность архивации документов и защиты их от несанкционированного доступа.

До недавнего времени нормативные документы, изданные государственными органами, распространялись по учреждениям в бумажном виде: письма, брошюры и пр. Это требовало использования типографских мощностей, привлечения работников почты, что вело к огромным материальным затратам в масштабе государства. Теперь достаточно издать ограниченное количество бумажных (твердых) копий документа, а в учреждения разослать материалы по электронной почте.

В масштабах одной организации, даже если она имеет несколько филиалов, применяют системы электронного документооборота. Такая форма ведет к сокращению управленческого персонала.

Внедрение электронного документооборота повышает квалификационные требования к персоналу. Уже сейчас при поступлении на работу на многих предприятиях от претендентов требуется умение работать на персональном компьютере. Не секретарь-машинистка занимается набором и распечаткой текста, а сотрудник сам готовит документы по профилю своей деятельности, а в обязанности секретаря вменяется только контроль за правильностью их оформления и регистрация. Однако полное вытеснение бумажных документов из делопроизводства произойдет, по-видимому, нескоро. Для этого надо решить ряд вопросов, связанных с признанием юридической силы электронного документа. В их число входит разработка форм, учет движения электронных документов, обеспечение их регистрации. Самым сложным на этом пути станет создание механизма электронной подписи, которая имела бы такую же юридическую силу, как и подпись, сделанная от руки. В приложении 1 приведены материалы по эволюции законодательной базы по электронному документообороту.

Трафаретные документы

Применение компьютерных технологий значительно облегчает создание различных документов. Как правило, в организациях создается множество повторяющихся документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о поощрении работников; документы, связанные с профессиональной направленностью организации и т. п. Такие документы являются типовыми для данной организации, поэтому для большей эффективности работы создаются специальные формы или шаблоны. Некоторые документы являются общими для всех организаций, их формы разработаны и включены в специализированные офисные пакеты программ. Так, большой популярностью пользуются корпоративные информационные системы (КИС): «Галактика», «Парус», «1С:Предприятие» и другие, содержащие все основные формы бухгалтерских документов. Многие организации разрабатывают свои формы документов и успешно используют их в делопроизводстве, значительно уменьшая благодаря этому затраты времени на оформление каждого конкретного документа.

Шаблон - это особый тип документа, поставляющий основные средства для создания законченного внешнего вида документа. Шаблоны могут включать в себя:

Текст или элементы форматирования для однотипных документов;

Меню и назначенные клавиши;

Панели инструментов.

Форма - это заранее заготовленный шаблон или текст, содержащий постоянную информацию и пропуски для введения переменной информации. Формы могут сначала распечатываться, а затем заполняться вручную на бумаге или же содержать строки для ввода данных прямо в электронный документ с его последующей распечаткой.

Наиболее эффективны трафаретные документы, то есть формы, содержащие специальные поля (текстовое поле, поле даты и т. п.) для ввода данных, а также стандартные фразы. Поля трафаретного документа подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить текст. Использование трафаретных документов особенно удобно при подготовке документа на компьютере, так как в этом случае секретарю достаточно только загрузить соответствующую форму и заполнить или исправить ее, не перепечатывая весь текст заново.

Ниже приведен пример трафаретного письма-оповещения о проведении методического совещания. Подобные письма направляются в организации по электронной почте рассылкой.

О проведении методического совещания

Уважаемая (ый)___ !

00.00.0000 в 00:00 состоится методическое совещание начальников кадровой службы.

Повестка дня:

Проректор по учебной части Подпись И.О. Фамилия

Разработку шаблона или формы можно выполнять самостоятельно, а можно воспользоваться помощью одного из мастеров - вспомогательных программ, входящих в состав программных приложений. Мастер содержит алгоритм подготовки документа, имеющий достаточно разветвленную структуру. Работа с мастером состоит из шагов, предлагающих выбрать один из предложенных вариантов оформления документа (вид, тип); ввести в предложенное текстовое поле соответствующую информацию; дополнить шаблон своими данными. После завершения работы мастера полученный документ можно доработать.

Какие документы должны быть в организации для работы с конфиденциальной информацией? Как организовать работу так, чтобы исключить ее утечку? Как правильно знакомить сотрудников с правилами работы с конфиденциальной информацией?

Об этом поговорим в этой статье.

Коммерческая организация сама должна организовать работу с конфиденциальной информацией так, как будет правильно для нее. Потому что состав конфиденциальной информации в каждой организации, будет разным. Одна компания защищает коммерческую тайну, другая — только персональные данные, в третьей действует нотариальная тайна. В государственных организациях свои правила работы с дсп-документами.

Но есть документы, которые помогут организовать работу с конфиденциальной информацией для любой организации. Если они будут составлены, введены и ими будут пользоваться, то работу с конфиденциальной информацией будет легко наладить.

Документы для работы с конфиденциальной информацией:

09 августа, 2019

Как узнать достаточно ли одного сотрудника на участке или нужен помощник? Почему один задерживается каждый день, а другой уходит вовремя и успевает выпить 5 чашек кофе? Как понять кто действительно не успевает, а кто работает спустя рукава?

Чтобы ответить на эти вопросы, рассчитайте объем документооборота.

Если говорить просто, то документооборот — это входящие, исходящие и внутренние документы. То есть все документы, которые регистрируются в организации.

Расчет объема документооборота отвечает на вопросы:

05 июня, 2019

Когда я была секретарем, то дрожала как осиновый лист, когда ожидалось очередное совещание. Потому что там нужно вести протокол. Если вставал вопрос, кто это будет делать, то «только не я, только не я».

Хорошо, что в нашей организации был сотрудник, ответственный за подготовку и оформление результатов совещания. У него был диктофон, какие-то листы, записи. Несколько дней после совещания его никто не трогал, потому что он «оформлял протокол». Мне его работа казалась очень сложной. Записывать, расшифровывать, составлять протокол, рассылать, контролировать исполнение — это было за пределами моего понимания.

Поэтому я решила создать пошаговую инструкцию по составлению протокола. Надеюсь, она поможет секретарям чувствовать себя увереннее во время выполнения этой важной миссии.

13 мая, 2019

Некоторые слова мы настолько привыкли писать с большой буквы, что факт, что их можно и даже нужно писать с маленькой вызывает удивление. Поэтому давайте вместо привычек следовать правилам.

День рождения

Оба слова пишутся с маленькой буквы. Да, что для эмоциональности и обозначения важности события мы можем написать их с большой буквы, но с точки зрения русского языка это неверно.

Мы поздравляем Вас с днем рождения!
Я отметил свой день рождения в дружной компании.

10 апреля, 2019

В отличие от употребление штампов и канцеляризмов даже в официально-деловом стиле нежелательно. Они засоряют и утяжеляют текст, делая его сухим и неинтересным.

Читатель не понимает что на самом деле скрывается за этими выражениями и воспринимает текст как отписку или набор слов. Поэтому тексты с обилием штампов и канцеляризмов не читают, а пробегают глазами, пытаясь зацепиться за что-то действительно важное. И даже интересная информация может остаться незамеченной.

Да, употребление штампов в официально-деловом стиле более оправдано, чем в разговорном, художественном или публицистическом. Это связано с тем, что зачастую функция документа не привлечь внимание читателя к тексту, а просто «отписаться», донести информацию.

Однако если мы будем писать документы более понятными языком и читатель, и автор от этого только выиграют. Понятный, краткий, лаконичный текст — это уважение к читателю, а значит возможное начало сотрудничества.

Речевое клише — это шаблонная фраза, которая легко воспроизводится в определенном контексте.

Речевые клише ускоряют и облегчают процессы коммуникации. Да, да, деловая переписка — это тоже способ коммуникации. Нам удобнее написать готовую формулу и знать, что она будет понятна другой стороне.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию . Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бываютписьменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),графические ифото-, фоно-, кинодокументы .

По степени сложности документы классифицируют напростые исложные . Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) идокументы с ограниченным доступом . Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют наподлинные иподложные . Подлинные документы бываютдействительные инедействительные . Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются насрочные инесрочные . Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют наслужебные , подготовленные на предприятиях, в организациях, иличные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся надокументы временного и постоянного срока хранения . Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранениядо 10 лет исвыше 10 лет .

По степени обязательности документы бываютинформационные , содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, идирективные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документыиндивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы .

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Классификация документов - это процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и состояния классификационной схемы. Классификация документов помогает ориентироваться в их многообразии. Документы классифицируют по различным признакам. Мы рассмотрим следующие классификации документов: Классификация по информационной составляющей документа; Классификация по материальной составляющей документа; Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде.

Классификация по информационной составляющей документа 1. Классификация документов по содержанию: ББК, УДК, Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и т. д. 2. Классификация документов по уровню обобщения информации: Первичные документы, Вторичные документы. 3. Классификация документов по предназначенности для восприятия информации: Человекочитаемые, Машиночитаемые.

Классификация по информационной составляющей документа 5. Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации: Текстовый документ, Иконический документ, Идеографический документ, Звучащий документ, Матричный документ, Комплексный документ.

Классификация по информационной составляющей документа 6. Классификация документов по мерности записи информации: Одномерные документы, Двухмерные документы, Трехмерные документы. 7. Классификация документов по каналу восприятия информации: Тактильный документ, Аудильный документ, Визуальный документ, Аудиовизуальный документ.

Классификация по информационной составляющей документа 8. Классификация документов по степени их распространенности: Опубликованный документ, Неопубликованный документ, Непубликуемый документ.

Классификация по информационной составляющей документа 9. Классификация документов по способу документирования: Рукописный, Печатный, Механический, Магнитный, Фотографический, Оптический, Лазерный, Электронный.

Классификация по материальной составляющей документа 1. Классификация по материалу носителя информации: Искусственные документы, Естественные документы. 2. Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации: Листовый документ, Кодексовый документ, Карточный документ, Ленточный документ, Дисковый документ, Комбинированный документ.

Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде 1. Классификация документов по регулярности выхода в свет: Периодические документы, Непериодические документы. 2. Классификация документов по времени появления во внешней среде: Подлинник (первый или единичный экземпляр документа, обладающий юридической силой), Копия (документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их), Дубликат (копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника).

ЧПОУ ТО СПО «ТЮМЕНСКИЙ

КОЛЛЕДЖ ЭКОНОМИКИ УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА»

Контрольная работа № ______________ вариант __________

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Фамилия ______________________ Имя _________________

Отчество ______________________ Шифр _______________

Год рождения __________ Образование __________________

Место работы ________________________________________

Занимаемая должность ________________________________

Домашний адрес _____________________________________

____________________________________________________

Контрольная работа поступила на заочное отделение, № ___

«___» ___________________ 20 ___ г.

Методист ___________________________________________

Заполняется преподователем

Работа поступила в колледж «___» _____________ 20 __ г.

Дата рецензии _____________________________________

Оценка ___________________________________________

Фамилия преподавателя ____________________________

1. Классификация документов по различным признакам;

2. Протоколы: их виды, составление, оформление;

3. Задание 1;

4. Задание 2;

5. Литература.

Классификация документов по различным признакам.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку.

Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

Таблица - документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие документы.

Протоколы: их виды, составление, оформление.

Протокол – это документ, в котором фиксируется ход заседания постоянно действующего коллегиального органа (совет директоров, ученый совет) или временного коллегиального органа (совет, комиссия, конференция), а также принятые решения. Составляется секретарем коллегиального органа в течении 5 дней после проведения заседания. Протоколы бывают :

· Краткий (фамилии присутствующих, повестку дня и принятые решения. Составляется когда заседание записывается на пленку);

· Стенографический (полная запись всего заседания - дословно);

· Полный (включает все информ. Краткого протокола и ход обсужд. Вопроса)

Составление протокола:

· наименование организации, ПРОТОКОЛ, дата проведения заседания, регистрационный номер, место составления, заголовок текста (Протокол чего?), Текст:

· вводная часть (должность, фамилия председателя, фамилия секретаря, состав присутствующих, приглашенные, повестка дня – перечень вопросов которые обсуждались)

· основная часть (вопросы, которые обсуждались на повестке дня по разделам – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ)

Протокол подписывают председатель и секретарь. Может быть гриф утверждения также (например, протоколы заседания совещательных органов подлежат утверждению руководством организации). Может быть выписка из протокола (копия его части по какому-либо вопросу). Выписка заверяется секретарем.

Оформление протокола:

Если протоколов составляется немного, их оформляют на чистом листе бумаги, используя перечисленные реквизиты и их расположение. При оформлении протоколов заседаний, проходящих в структурных подразделениях, название подразделения помещают под названием организации.

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Известно, что протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 21–24.09.2000 или 21–24 сентября 2000 г.Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Заголовок к тесту протокола, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания кадровой комиссии; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2–3 межстрочными интервалами от реквизита “место составления документа”. Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).Текст протокола включает вводную и основную части.В вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания; наименование должности обычно не указывают. Слова “Председатель” и “Секретарь” печатают без абзаца от левого поля документа, отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга.

С новой строки печатают слово “Присутствовали:” и перечисляют в алфавитном порядке фамилии и инициалы постоянных участников совещания, членов коллегиального органа, комиссии и других сотрудников данной организации (структурного подразделения) без указания должностей. В тех случаях, когда на заседаниях присутствуют должностные лица из сторонних организаций в протоколе с новой строки печатают слово “Приглашенные:”, а также фамилии, инициалы и должности с указанием организации приглашенных на заседание. Перечисление присутствующих и приглашенных оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество: “Присутствовали 47 человек (список прилагается)”. Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению. Он начинается словами “Повестка дня”, которые печатают от границы левого поля, отступив 2–3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, и фиксирует последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке значимости. Каждый пункт повестки дня формулируется с предлогом “О” или “Об” и отвечает на вопрос “О чем?” Например: “Об аттестации старшего специалиста финансового отдела Тропининой М.Л.” или “О присвоении 6 разряда слесарю механического цеха Свиридову А.Н.”

Повестка дня заседания, как правило, составляется заранее и должна включать в себя оптимальное количество вопросов, которые можно рассмотреть и обсудить на заседании. Правильно составленная повестка дня позволяет грамотно спланировать проведение совещания, добиться наибольшей эффективности от этого вида деятельности. Включение в повестку дня нескольких крупных вопросов (или большого количества мелких) приводит к затягиванию совещания, потерям времени его участников, снижению качества принимаемых решений. Исходя из этого не рекомендуется включать в повестку дня пункт “Разное”, обсуждение которого может требовать значительного времени.

Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня, и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. Каждый раздел состоит из трех частей: “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”), которые печатаются с абзаца, чтобы выделить в тесте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже. Запись выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа в форме косвенной речи. Вопросы к докладчику или выступающим вносятся в протокол в порядке их поступления, каждый вопрос печатается с красной строки. Фамилии при этом допускается не указывать.

Перед словом “СЛУШАЛИ” проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

Слова “СЛУШАЛИ”, “ВЫСТУПИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”) печатают от границы левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Решения, выработанные на совещании, вносят в протокол после слова “ПОСТАНОВИЛИ” (“РЕШИЛИ”). Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, “Единогласно” или “За – 14, против – 1, воздержались – 3”.

В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются принятые решения по кандидатуре каждого работника.

Решение может содержать один или несколько пунктов. Они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Действенность любого документа значительно возрастает при использовании конкретных и четких формулировок. Эта часть протокола формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель (ответственный), срок. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Задание 1

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности председатель правления Исетского райпо издал распоряжение о введении в действие инструкции по делопроизводству. Инструкция должна быть введена в действие с 1 января. Секретарю Самойловой Н.И. поручено тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передача в структурные подразделения до 1 января. Контроль исполнения распоряжения возложен на начальника отдела кадров райпо Скворцова И.С.